Il gestionale perfetto è un po’ come la donna perfetta. Semplicemente non esiste.

Potrai sentire storie fantomatiche su aziende che hanno fatto decollare la propria attività grazie a questo o a quell’altro software. E alcune di queste probabilmente sono vere, ma il segreto del loro successo non è aver trovato il gestionale perfetto, più innovativo o più seducente.
“Semplicemente”, hanno trovato quello giusto per loro. Esattamente come per la scelta del proprio partner.

Il gestionale è uno strumento prezioso, che ti consente di automatizzare e organizzare i processi di gestione aziendale (contabilità, magazzino, produzione, ecc.), rendendo il tuo lavoro più semplice e meglio organizzato. Ma perché ciò avvenga davvero, serve che tu abbia chiaro in mente cosa cerchi in questo strumento di lavoro. Solo così riuscirai a fare una corretta valutazione costo/beneficio.

Le possibilità sono tante, quindi è facile che un imprenditore si trovi sommerso sotto un mare di opzioni. Ma ponendoti le giuste domande, è possibile ricevere le giuste risposte. Ecco le principali.

1. Quali sono le principali esigenze della tua attività?

• Per iniziare, interrogati sul tipo di attività di cui si occupa la tua azienda. In base a questo, potrai realizzare un semplice schema delle aree gestite; ad esempio Acquisti, Vendite, Amministrazione, Produzione, etc.
• Quindi definisci quali sono i bisogni essenziali di ognuna delle aree.
  Ad esempio, l’area Produzione potrebbe aver bisogno di gestire il magazzino, gestire i reparti produttivi, analizzare l’output della manodopera, ridurre le inefficienze, etc.

2. Qual è il prezzo adeguato?

Valutare il prezzo non significa scegliere il prodotto con il prezzo più basso, ma pesare il prezzo in rapporto alle esigenze del tuo business e alle funzionalità offerte dal software esaminato.

Scegliere semplicemente il gestionale con il prezzo più basso potrebbe portare all’acquisto di una soluzione sottodimensionata o incompleta che presto dovrà essere sostituita moltiplicando i tempi e i costi di adozione.
Al contrario, scegliere un software solo perché è il più blasonato potrebbe comportare l’adozione di un gestionale costoso e magari sproporzionato alle esigenze della tua attività. In questo caso avrai costi elevati e la soluzione sarà utilizzata in piccola parte rispetto alle sue potenzialità.

Quindi, come valutare il prezzo? Oltre a considerare la spesa complessiva, focalizza l’attenzione anche su cosa è compreso in quella spesa e cosa no.
Le voci incluse (o no) in un preventivo potranno essere: licenza software, canone d’uso, consulenza, installazione, formazione, assistenza continuativa.
Questo tipo di valutazione è molto importante, perché un’offerta che potrebbe sembrare più esosa potrebbe in realtà non esserlo, perché magari include servizi che pagheresti a parte, oppure ai quali ti troveresti a sopperire in autonomia, con difficoltà e spreco di tempo da parte del tuo team.

3. Valuta bene il fornitore

Potrebbe sembrare meno rilevante, ma non è così. Oltre ai requisiti del software in sé, è essenziale anche prendere in considerazione il fornitore del gestionale e dei relativi servizi.

Solidità: affidarsi a una realtà affermata vuol dire ricevere un software sempre aggiornato e al passo con le evoluzioni fiscali, supporto adeguato, una buona copertura tecnica e funzionale. Inoltre, ci sono ottime probabilità di non ritrovarsi dopo poco tempo con un fornitore fallito e un programma in dismissione.

Esperienza: se il tuo fornitore ha molti clienti, quando riscontri un problema è molto probabile che altri clienti prima di te abbiano già sollevato lo stesso quesito. Quindi con buona probabilità riceverai una risposta rapida e risolutiva. La competenza sui temi gestionali e fiscali, infatti, deriva non solo da una formazione specializzata, ma anche e soprattutto dal continuo confronto con molti clienti e realtà differenti.

Approccio consulenziale: spesso l'avvio di un gestionale è anche il momento più propizio per piccole o grandi riflessioni su abitudini, vizi o incongruenze nei propri processi.
Per questo motivo è essenziale non solo trovare un gestionale che offra una buona copertura funzionale, ma anche affidarsi a un fornitore che abbia la capacità di comprendere i processi aziendali e promuovere la costruzione di veri e propri flussi gestionali, che rendano l'azienda un organismo unitario e coeso, non un insieme di funzioni.

Spesso, infatti, i risultati migliori non si ottengono quando con un software si ripercorre pedissequamente un determinato flusso di gestione già esistente, ma quando si introduce un metodo che ottimizza e migliora il flusso stesso!

4. La modalità di fruizione del software non è un dettaglio

Un software può essere installato in locale (su un PC o su un server aziendale), oppure può essere fruibile in cloud; in questo caso applicazioni e dati sono delocalizzati, custoditi presso una server farm.

Ecco su questo punto, in tutta onestà, c’è poco da valutare. Se un gestionale può essere fruito in cloud, val la pena che sia fruito così. E’ come avere la possibilità di acquistare un biglietto per un volo di linea e preferire l’acquisto di un velivolo privato. Non ha senso perché, a meno che non si abbia a disposizione un budget davvero elevato, si otterranno prestazioni inferiori con costi superiori. Per non parlare della sicurezza.

Per la scelta tra software in locale o in cloud, il discorso è analogo. Un software in cloud, infatti, offre vari vantaggi tra cui:

1. Ottieni una maggiore sicurezza informatica. Le piattaforme cloud, infatti, offrono spesso backup periodici dei dati e garantiscono la compliance alle normative vigenti in termini di protezione dei dati. Un server aziendale non può offrire garanzie di sicurezza paragonabili
2. Puoi lavorare in mobilità, perchè dati e applicazioni sono accessibili ovunque tu sia, attraverso una connessione a internet.
3. Ottieni una maggiore produttività, perchè più utenti possono condividere applicazioni e dati anche da luoghi diversi. In questo modo si evitano sovrapposizioni e le attività non sono ridondate; quindi si risparmia tempo.
4. Risparmi sui costi di gestione, perché non hai costi di acquisto e manutenzione Hardware; inoltre non dovrai investire tempo e risorse nella configurazione di hardware e software; acquisterai un servizio immediatamente accessibile e fruibile.

Se hai letto l’articolo fino a questo punto, è probabile che tu stia valutando l’opportunità di acquistare un software gestionale. In questo caso, ti propongo di contattarci per ricevere maggiori info e magari di venire a trovarci per una chiacchierata, accompagnata da una buona tazza di caffè.