Le regole per riscuotere il pagamento di una fattura

La prima regola è accertarsi che il cliente abbia ricevuto la fattura.
Spiegare anticipatamente i propri processi e modalità, prima di fornire qualsiasi documentazione, in modo che i clienti siano preparati. Con la fatturazione elettronica si può oramai essere certi che il recapito della fattura è assicurato perché transita tramite lo SDI. Esistono dei software che permettono di gestire oggi giorno tutto in maniera automatica e semplice.

Quali informazioni inserire su una fattura

Informazioni aziendali
• Nome, indirizzo e dati di contatto. I freelance possono usare un nome personale, o altrimenti il nome della propria attività.
Informazioni sul cliente
• Aggiungere il nome del cliente e i dettagli di contatto. Se si tratta di un’organizzazione, confermare la loro ragione sociale. Potrebbe essere diversa dal nome del marchio che si conosce.
• Inserire i dettagli su ciò che è stato venduto
• Elencare i prodotti forniti, i loro prezzi e le quantità di ciascuno. O elencare i servizi, con le commissioni annesse.
Il costo
• Totalizzare tutte le spese, assicurandosi di applicare gli sconti che sono stati offerti.
• Aggiungere gli importi delle tasse alla fine.
Il riferimento del cliente
• Se il cliente ha fornito un numero di riferimento o di ordine d’acquisto, includerlo. Ciò aumenterà le possibilità di essere pagato prontamente.
Istruzioni su quando e come pagare
• Indicare quando si dovrà saldare la fattura e essere chiari sulle penali in caso di pagamenti in ritardo.
• Specificare quali tipi di pagamento si accettano e fornire le informazioni necessarie per effettuare tali pagamenti, ad esempio un numero di conto bancario o un link al pagamento online.
Come creare un numero di fattura
• Un numero di fattura può essere qualsiasi cosa e può includere lettere, l’importante è che nessuna delle fatture abbia lo stesso numero. È possibile numerarle semplicemente in sequenza: FATT-001, FATT-002, FATT-003 e così via.

Se si desidera che il numero di fattura sia più dettagliato, si può:

  • dare ad ogni cliente un codice separato (Vandelay Industries diventa VAN)
  • creare un numero di lavoro per ogni progetto (001 per un servizio e 002 per un altro servizio, ad esempio)
  • includere la data della fattura (utilizzando il formato gg-mm-aaaa renderà più semplice raggruppare i documenti). Quindi, la fattura avrà il numero VAN002 – 20180121
  • inserire i dettagli della fattura: quanto costa?
  • aggiungere sempre una descrizione dei beni o dei servizi forniti, in modo che il cliente sappia per cosa sta pagando. Ma non bisogna includere tanti dettagli che possono rallentare il processo di fatturazione.

Ecco alcune linee guida per fare una fattura in modo semplice:

Come fare una fattura

  • Usare le descrizioni dell’offerta originale in modo che il cliente possa vedere che si sta rispettando la promessa.
  • Essere il più concisi possibile. Si può tenere un registro più dettagliato del lavoro in un documento privato, senza metterlo in fattura a meno che non venga richiesto.
  • Se un cliente richiede molti dettagli, aggiungere un documento più esaustivo come allegato. Se possibile, tenere la fattura sulla stessa pagina.
  • Aprire il modello/facsimile di fattura dal gestionale in uso
  • Creare un numero di fattura e aggiungere la data
  • Compilare le informazioni sull’azienda, il cliente e i beni o servizi
  • Totalizzare i costi e controllare tutti i calcoli

Come inviare una fattura

  • Inviare la fattura tramite il gestionale di fatturazione
  • Fare una copia per i propri resoconti fiscali
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