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ARCHIVIA PLUS

ARCHIVIA PLUS

ARCHIVIAZIONE OTTICA E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Non sprecare tempo , con il software di archiviazione sostitutiva Archivia Plus potrai archiviare, ricercare, stampare qualunque documento con un paio di click.

L'attività amministrativa dell'Azienda o Studio Professionale e' incentrata sull'assoluta necessità di una integrazione logica delle informazioni, resa difficile dalla verticalizzazione delle competenze, dalla forte interazione nei processi e la concomitanza delle funzioni.

In tale scenario in cui qualità, tempestività, innovazione, globalizzazione, sono i parametri su cui misurarsi, il vantaggio competitivo passa anche attraverso l'immediata e assoluta disponibilità di dati nella forma più completa e funzionale. Inoltre le novità inerenti la validità legale del documento elettronico, sancita dalla Legge Bassanini, ed ilconseguente utilizzo della firma digitale rendono sempre più interessante e produttiva per il lavoro d'ufficio la scelta dell'archiviazione elettronica dei documenti che garantisce la sicurezza degli stessi con evidenti risparmi di tempo e di spazio.

Archivia Plus è il software TeamSystem che consente la classificazione e l'archiviazione di qualsiasi tipo di documento, sia esso un documento proveniente da procedure gestionali, un'immagine, un testo, un disegno, un file, un fax, un suono, un video, un messaggio.

La sua struttura modulare lo rende flessibile e adattabile a tutti gli studi commerciali e le aziende che vogliono organizzare il loro patrimonio di documenti e razionalizzare la ricerca, la visualizzazione, la stampa e la spedizione.

Archivia Plus non costringe l'utente a modificare le proprie modalità di lavoro: integra e si integra nelle procedure di ufficio e di lavoro, preleva i dati provenienti dagli spool di stampa ed automaticamente genera le connessioni logiche tra documenti (es. lega le fatture alle relative bolle e/o le inserisce nel dossier del cliente).

Contattaci per scoprire tutte le potenzialità di Archivia Plus e per una demo.

Vuoi eliminare la carta ? Regola n.1: Non produrla!

Può apparire banale, ma ancora oggi imprese, studi, enti, persone producono carta anche quando non è necessario.

Per ottenere un archivio elettronico (o informatico) la prima cosa da fare è evitare, quando possibile, di produrre documenti cartacei.

Quando un documento NON VIENE MODIFICATO MANUALMENTE, si può procedere alla sua conservazione sotto forma di file, avendo l’accortezza di rispettare le norme sulla conservazione dei documenti informatici. Le modalità per generare documenti informatici sono diverse, ne citiamo alcune.

Elaborare uno spool di stampa, significa indirizzare la stampa su file e memorizzarla su un disco. Si otterrà la copia dei caratteri che sarebbero stati spediti alla stampante ed il formato potrebbe essere di diverso tipo (ASCII o PDF o ANSI). Il software di archiviazione interpretata il file, lo inserisce nell’archivio competente e compila i dati di ricerca. Se il formato non è tra quelli riconosciuti validi, lo converte in pdf.

Se il procedimento riguarda documenti fiscalmente o legalmente rilevanti, l’utente deve applicare la firma digitale, il riferimento temporale e con cadenza almeno annuale, deve produrre un supporto sostitutivo.

La produzione di documenti informatici tramite spool di stampa richiede MENO TEMPO rispetto al cartaceo (-75 %), la conservazione ha un costo bassissimo, la consultazione è semplice, immediata, distribuita e comoda.

Ci sono altri documenti informatici come le e-mail, i file di lavoro, quelli tecnici, gli stessi fax, che possono essere conservati elettronicamente senza procedere alla loro stampa.